ミスを防ぎ、効率アップさせる50の小ワザ
「事務ミスゼロ」の仕事術(藤井美保代著)
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習慣を変えてミスを防ぐ
- 朝ダンドリの習慣
- 机上整理
- 「ま、いっか」厳禁
- 慣れによるミスをなくそう
- 忙しいときこそ、深呼吸
- 定期的な声かけで注意を喚起しよう
- メモを取る習慣をつけよう
- ミス日記をつけてみよう
- 「聞き耳」を立てて状況を把握しよう
- ルールの無視をなくそう
- 業務の全体像を把握しよう
- 反省文
段取りを変えてミスを防ぐ
- 集中タイムを作る
- 重要な仕事は集中して午前中に
- 一日三回は段取りを見直す時間を作ろう
- 一日、一週間のリズムを考えてスケジューリングしよう
- 割り込み仕事はなくす、減らす
- 割り込み仕事があって当然
- 方法
- 割り込みを見越してスケジュールを組む
- スケジュールを上司に伝え、状況を把握してもらう
- 暗黙手順の見える化
- 割り込み仕事は緊急度に応じて交渉する
- 休憩で気持ちを切り替え、生産性を高めよう
- しっかり休む
- 目的を考えて仕事に取り掛かろう
- 小さな目標を設定し、達成感を味わおう
- 自分との約束を手帳に書き込もう
仕組み・環境を変えてミスを防ぐ
- デスクまわりを戦略基地化
- 必要な書類がすぐに取り出せるファイル管理
- ノートは一元管理しよう
- ヒヤリハットは早めに報告→改善
- ダブルチェック体制を作る
- ツールを見直そう
- 集中できる場所に移動
- ミスしたら百円
周囲に働きかけてミスを防ぐ
- 相手のスキルに合った指示をする
- 進捗管理、報告を徹底させる
- 「事実」と「意見」を区別して伝えよう
- 頻発ミスを強調し、注意する
- 「聞ける環境」を作ろう
- 集中している相手にむやみに話しかけることをなくそう
- 日ごろからコミュニケーションを心がける
- コミュニケーションが減る
- 簡単なコミュニケーションから
「見える化」でミスを防ぐ
- 日々の仕事を見える化しよう
- 周りとの仕事の関係性を見える化しよう
- 顧客を見える化しよう
- 仕事の出来栄え基準を見える化しよう
- 期待水準を明らかにする
- ゴールイメージがわかる美本
- サンプル
- チェックリスト
- 仕事の進捗を見える化したボックスを作ろう
- ミスやクレームを見える化しよう
- 自分の気持ちを見える化しよう
- 自分へのごほうびを見える化しよう
- モチベーションのコントロール
- 自分のやる気スイッチを見つける
- 日常生活に組み込む
- モチベーションの源泉の見える化
- 投資の時間を見える化しよう
- スケジュールを見える化しよう
- 仕事のつなぎ目にひそむミスを見える化しよう
- 処理状況の見える化でメールの返信モレをなくそう
- 状況処理の見える化
- 「未読メール」に再設定する
- 重要なメールに色をつける
- 案件の異なるメールはひとつにしない
作成:まなたけ(@manatake_o)